社内ポータルサイトとは、社内規定や申請書などの社員向けの情報へのアクセスを容易にしたり、コーポレートミッションを周知しインナーブランディングを高めることなどを目的に開設される、非公開のウェブサイトです。
メールや紙で伝達していた社内報からウェブサイトに移行することで、情報伝達スピードを向上させられるだけでなく、双方向のコミュニケーションも実現できることから、様々な企業で導入されています。イントラサイト、Web社内報、社内掲示板とも呼ばれます。
この社内ポータルサイトの構築に、concrete5を採用する事例が増加しています。
なぜイントラサイトに concrete5 が最適なのか、７つの理由をご紹介します。
1. 直感的な操作感
一般に公開されるウェブサイトであれば、Web制作会社などのプロに更新を依頼したり、HTMLの知識のある広報部門が更新したりすることが多いかもしれません。しかし、社内ポータルサイトを更新するのは、総務・人事・営業部門など、HTMLとは無縁な部署が中心。使いやすいシステムでないと、そもそも運営がままなりません。
concrete5 は、世界で認められた直感的操作の編集モードを持ち、HTMLを全く知らない方でも、工夫したWebページを特別なトレーニングなしに作成していくことができます。情報システム部門の社内サポートコストが圧縮できます。
2. 非公開の会員向けサイトに必要な機能を標準搭載
社内ポータルサイトは、通常社外には公開しない、非公開のサイトです。社員は自分のアカウントでログインしてサイトにアクセスします。
concrete5 は、ログインアカウントの管理のための機能が充実しています。メールアドレスの確認機能や、アカウントの有効・無効の切り替え、一定期間でのアカウントの停止など、様々な社内ルールに対応可能な豊富なオプションを持っています。
さらに、Google Suite を使用している企業の場合、標準機能の Google でログインオプションが使えます。また、有料アドオンを導入すれば、Active Directory のアカウントを使用してログインさせることもできるほか、カスタマイズ次第で独自のシングルサインオンに対応させることもできます。
3. 階層構造でコンテンツを管理するから、情報を探しやすい
concrete5 は、階層（ツリー）構造のサイトマップでコンテンツを管理でき、ページの移動や並び替えもドラッグ＆ドロップで直感的に行えます。様々な種類のコンテンツが雑多に登録されがちな社内ポータルサイトにおいて、階層構造で管理でき、後から調整できる機能は必須と言えます。
4. 高度な検索機能をプログラミングなしで利用可能
社内ポータルにおいて重要な要素に、検索性があります。どんなに情報を整理しても、どこになんの情報があるかは忘れてしまうもの。キーワードで検索できると便利です。
concrete5 には検索フォームをどのページにも自由に挿入でき、検索対象を指定することができます。部門ごとの検索フォームや、社内規定だけの検索フォームなど、うまく設置することで社内ポータルの使い勝手を劇的に高めることができます。
5. 双方向コミュニケーション機能も充実
Web社内報として、告知事項を掲載するだけの社内ポータルサイトもありますが、せっかくWebサイトとして解説するからには、双方向コミュニケーション機能を設置してみてはいかがでしょうか。
concrete5 には、簡単な選択肢を設置して回答を募集できるアンケートや、コメント欄をブロックとして自由にドラッグ＆ドロップでページに設置できます。また、フォームブロックを使って社内ポータルに掲載する情報のタレコミを募集することも朝飯前です。
6. 充実した権限＆ワークフロー機能で、ガバナンス体制もバッチリ
concrete5 には、コンテンツの閲覧・追加・編集・承認に関する権限を、サイト全体で設定できるだけでなく、サイト内のページや、ページ内のブロックに到るまで、詳細にコントロールすることができます。
「部長クラス以上にしか見せないページ」「人事部門しか変更できないコンテンツ」など、社内ポータルサイトで必ず必要になる権限設定が、標準機能で実現できます。
7. オープンソースだから、費用をかけずに、どんな環境にも導入可能
concrete5 は、MITライセンスで提供されるオープンソースソフトウェアです。「他社サーバーに設置できない」「クラウドサービスはNG、社内データセンターに設置してほしい」「社内ID管理システムとの連携が必須」などの、イントラサイトならではの要件にも、concrete5 はフィットします。
また、社内ポータルサイトのためのシステムは、ユーザー数で課金されることが多く、社員数が多い場合は単純に費用がかかりますし、短期間で増減する予定がある場合は、毎月の維持費が見えづらくなってしまいます。concrete5 を採用すれば、そのようなライセンス費用にかかる悩みから解放されます。
まとめ
この記事でご紹介したような理由で、社内掲示板サイトに concrete5 を採用する事例が増えており、またお問い合わせも増えています。このような背景から、弊社では、社内ポータルサイトに適したデザインテーマを同梱しつつ、監査ログなど社内ポータルに求められがちな追加機能、導入時のサポートをパッケージ化してご提供しています。
もちろん、オープンソースライセンスの範囲でも、必要十分な機能を備えていることはお分りいただけたかと思います。働き方が多様になる現代、益々重要性が増加するWeb社内報に、concrete5 という選択肢はいかがでしょうか。
この記事は、concrete5 Japan Advent Calendar 2017 に参加しています。
