ワークフローは concrete5 に標準装備されています。
concrete5 では、1段階(1ステップ)のワークフローを標準装備しており、ページ(原稿)の作成 → 確認 → 公開 をWeb上で完結できます。
いま書いているこのブログ記事もそのワークフローを利用しており、私(moriai)が記事を作成し、担当者に確認・公開してもらっています。
少人数での運用であれば1ステップの運用でも問題はないのですが、運用に携わる人数が増えると各担当者（記事の投稿者、記事内容を確認する担当者、記事内容を承認する担当者、記事の公開を判断する担当者…）の数が増えていき、1ステップでは対応しきれないことがあります。
「concrete5 では1ステップのワークフローしかないから複数の承認が必要な運用は実現できないんでしょう？」
いえいえ、そんなことはありません。
concrete5 は比較的自由度が高い CMS のひとつですので、様々なアドオン機能が作成されています。今回はそのうちのひとつであるマルチステップワークフローをご紹介します。
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目次 |
※ マルチステップワークフロー は日本語翻訳されていません。
承認段階の数は実質無制限で設定可能
標準ワークフローでは1ステップの承認のみとなっていますが、マルチステップワークフローを導入すると下図のような運用が可能です。
実際は2〜3ステップでの運用になることが多いとは思いますが、システム上はステップ数に制限をかけていませんので、ほぼ無制限にステップを追加することが可能です。
また、通常ワークフローでは承認時や却下時にコメントを残すことができませんが、マルチステップワークフローではコメントを残すことができます。
承認時のコメントは、次のステップの担当者の「確認待ち」エリアに表示されます。
※ 「確認待ち」エリアは、マイアカウントページか管理画面に表示されます。
承認担当者のうち「誰か」が承認すれば次のステップへ
実は標準のワークフローもこの仕組みなのでマルチステップワークフロー特有ではないのですが、せっかくなので紹介します。
ワークフローで、承認または却下をする際にユーザー以外にもグループを設定することが可能です。
承認者用のグループに承認担当者を複数所属させ、承認または却下できる権限に承認者用グループを設定すると、承認担当者のうち誰かが承認すれば、次のステップ（公開権限を持つユーザーへなど）に進めることができます。
＜例＞
- 投稿者がページを作成・申請する
- 承認者グループに所属する担当者（A、B、C）のうち、Aが承認
- 管理者が担当者Aの承認通知を受け取り、ページを公開
ページを一括公開できる仕組みがあります
最終ステップである「公開」を行う担当者のもとには承認されたページ情報が届きます。担当者が該当ページの承認操作を実施すればサイトに公開されますが、通常ワークフローでは複数ページを同時に公開する機能がありません。
しかし、マルチステップワークフローでは、複数ページを同時に公開するバッチ機能があります。
最終ステップである「公開」を行う担当者が、同時公開を行いたいページの [Approve] をクリックすると、右図のようなポップアップが表示されます。
ここで [Approve and Add to Batch] をクリックすると、バッチ登録用のポップアップが表示されます。
公開したいタイミングが同じページでバッチにまとめましょう。ここで好きな名前の新しいバッチを作ることもできます。
あとは管理画面にある一括公開用のページに移動して、公開したいときに [Approve All] をクリックするだけでOKです。承認時のコメント履歴なども確認することができます。
また、このページで個別に承認することも可能です。「確認待ち」エリアでは通知が埋もれやすいので「あとで確認して公開する予定のページ」としてバッチ登録しておいて、このページで公開操作をするという運用もできます。
いかがでしたでしょうか？
もしご興味がありましたら、ぜひお問い合わせください！
